In der Fakultät für Kulturwissenschaften der Universität Paderborn ist am Institut für Romanistik zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Verwaltungsfachkraft im Sekretariatsbereich (w/m/d) (Entgeltgruppe 8 TV-L)

zu besetzen.
Es handelt sich um eine unbefristete Tätigkeit im Umfang von 50 % der regelmäßigen Arbeitszeit, die sich zu je 25 % auf den Arbeitsbereich Sprachwissenschaft (Prof. Dr. Gévaudan) und auf das Sekretariat des Instituts für Romanistik verteilt.

Aufgaben:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie Haushalts-, Drittmittel- und Personalangelegenheiten im Sekretariatsdienst. Dazu gehören u.a. Erledigung und Vorbereitung von Korrespondenz, Finanzverwaltung (Instituts-, Lehrstuhl- und Drittmittelkonten, Zugang über das System MACH), organisatorische Unterstützung der Lehrverwaltung (einschl. der Kommunikations- und Managementsysteme PAUL und KOMO), Termin- und Raumplanung, Prüfungsorganisation sowie die Pflege von Webseiten (TYPO 3). Hinzu kommen die Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, die Betreuung von deutschen und internationalen Gästen, die Beteiligung am deutsch-französischen Studiengang Europäische Studien.

Anforderungen:

Voraussetzung für die Einstellung ist eine abgeschlossene adäquate Berufsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement) oder eine nachgewiesene langjährige Tätigkeit als Mitarbeiterin*Mitarbeiter in vergleichbarer Position. Erwartet werden sehr gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets einschließlich Excel, sehr gute Schreib- und Kommunikationskompetenzen ebenso wie die Bereitschaft, sich in Buchhaltungs- und andere Softwaresysteme (z.B. Typo3-Website-Programme, Datenbanken der MACH AG u.a.) einzuarbeiten. Erwünscht sind außerdem sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Grundkenntnisse des Französischen und / oder Spanischen wären natürlich auch willkommen). Wichtig sind darüber hinaus Kompetenz und Freundlichkeit bei der Kommunikation mit verschiedenen Ansprechpartnern, zuverlässige, gründliche, eigenständige und engagierte Arbeitsweise sowie Teamgeist und Engagement.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht und werden gem. Landesgleichstellungsgesetz NRW (LGG) bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Ebenso ist die Bewerbung geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter im Sinne des Sozialgesetzbuches Neuntes Buch (SGB IX) erwünscht.
Rückfragen zum fachlichen Profil der Stelle können gestellt werden an Prof. Dr. Paul Gévaudan (E-Mail: paul.gevaudan@upb.de). Fragen zum Bewerbungs-/Einstellungsverfahren beantwortet Ihnen Herr Loke (Telefon: 05251 – 60-3944).

Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen werden unter Angabe der Kennziffer 6482 bis zum 15. Juli 2024 in einer PDF-Datei per E-Mail erbeten an bewerbungen-niwi@zv.uni-paderborn.de oder auf dem Postweg an die unten genannte Adresse.